Ustawa z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (Ustawa AML), wskazuje zasady i czas przechowywania dokumentacji przez instytucje obowiązaną. Ustawa precyzuje także rodzaj przechowywanej dokumentacji. W związku z ubiegłoroczną nowelizacją, przypominamy podstawowe definicje i kluczowe zasady.

Podstawy prawne

Zasady przechowywania dokumentacji przez instytucję obowiązaną, zostały określony w art. 49 Ustawy z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (Ustawa AML).

W świetle tego przepisu instytucja obowiązana ma obowiązek przechowywać uzyskane w wyniku stosowania środków bezpieczeństwa finansowego kopie dokumentów i informacje, w tym informacje uzyskane za pomocą:

• środków identyfikacji elektronicznej;
• oraz usług zaufania umożliwiających identyfikację elektroniczną.

Dodatkowo instytucja obowiązana ma obowiązek przechowywać dokumentację w zakresie bieżącego monitoringu aktywności klienta.

Stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego

Warto pamiętać, że instytucja obowiązana stosuje środki bezpieczeństwa finansowego nie tylko przed nawiązaniem stosunków gospodarczych z klientem lecz także w przypadku:

• zmiany uprzednio ustalonego charakteru lub okoliczności stosunków gospodarczych;
• zmiany uprzednio ustalonych danych dotyczących klienta lub beneficjenta rzeczywistego;
• w przypadku wątpliwości co do prawidłowości lub kompletności dotychczas zebranych danych;
• w razie stwierdzenia podejrzanej aktywności klienta.

Czym są Środki bezpieczeństwa finansowego?

Stosowane przez instytucję obowiązaną środki bezpieczeństwa finansowego powinny być opisane w wewnętrznej procedurze AML każdej instytucji obowiązanej. Ustawa AML określa minimalny zakres środków bezpieczeństwa, które każda instytucja obowiązana powinna stosować. Można je wskazać i scharakteryzować w 4 obszarach:

1. identyfikacja klienta i weryfikacja jego tożsamości, co powinno nastąpić poprzez ustalenie i weryfikację danych uzyskanych od klienta, m.in. jego imienia i nazwiska, obywatelstwa, numeru PESEL, serii i numeru dokumentu tożsamości bądź – w przypadku klienta będącego osobą prawną – nazwy firmy i formy organizacyjnej, adresu siedziby oraz numeru NIP;
2. identyfikacja beneficjenta rzeczywistego klienta wraz z podjęciem czynności mających na celu weryfikację jego tożsamości oraz ustalenie struktury własności i kontroli klienta będącego osobą prawną;
3. ocena stosunków gospodarczych klienta w celu ustalenia, czy całokształt zebranych informacji i dokumentacji nie wzbudza uzasadnionego podejrzenia, że deklarowana działalność klienta ma charakter fasadowy, ukrywający inną działalność klienta lub legalizującą przychody z innej działalności;
4. bieżący monitoring aktywności klienta, mający na celu wykrycie podejrzanej aktywności, czyli takiej, w której zachowanie klienta lub inne okoliczności dotyczące klienta mogą wskazywać na podejrzenie prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu lub związek określonych wartości majątkowych z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu.

Okres, miejsce i forma przechowywania dokumentacji

Ustawa AML jasno określa, że opisane powyżej informacje i dokumentację instytucja obowiązana przechowuje przez okres 5 lat, licząc:

• od dnia zakończenia stosunków gospodarczych z klientem;
• lub od dnia przeprowadzenia transakcji okazjonalnej.

W ramach wyjątku od ww. reguły, instytucje obowiązane przechowują dokumenty, informacje i wyniki analiz uzyskanych w ramach okresowego monitoringu działalności gospodarczej klienta przez okres 5 lat licząc od dnia dokonania monitoringu.
Warto pamiętać, że w określonych w Ustawie AML sytuacjach, Generalny Inspektor Informacji Finansowej może zażądać przechowywania ww. dokumentacji przez kolejny okres nie dłuższy niż 5 lat, licząc od dnia upływu ustawowego okresu przechowywania dokumentacji.

Ustawa AML nie określa miejsca lub formy przechowywania dokumentacji AML. W związku z tym informacje w tym zakresie powinna zawierać procedura AML instytucji obowiązanej.

Co to oznacza dla instytucji firmy – instytucji obowiązanej?

Instytucje obowiązane powinny zatem zweryfikować swoje wewnętrzne regulacje w zakresie przechowywania dokumentacji, i w razie potrzeby – wprowadzić / zmienić zapisy, tak aby były one zgodne z wytycznymi, zawartymi w ustawie AML.