Oświadczenia o statusie PEP

W ostatnim komunikacie Generalny Inspektor Informacji Finansowej odnosi się do kwestii identyfikacji i weryfikacji przez instytucje obowiązane tzw. statusu PEP klienta lub jego beneficjentów rzeczywistych.

Na wstępie warto przypomnieć, że komunikat ten – status PEP - odnosi się do:

• osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne;
• członków rodziny takiej osoby;
• oraz osób znanych jako bliscy współpracownicy osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne;

co szerzej zostało zdefiniowane w art. 2 ust. 2 pkt 3, pkt 11 i pkt 12 Ustawy z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu („Ustawy AML”).
GIIF jednocześnie zaznaczył, że w świetle przepisów dyrektywy 2015/849, a co za tym idzie- również Ustawy AML, bez znaczenia jest informacja, czy klient zajmuje eksponowane stanowisko polityczne w kraju czy za granicą.

Treść stanowiska GIIF

GIIF zwraca uwagę na fakt, że przyjmowanie oświadczeń przez instytucje obowiązane o statusie PEP nie jest obowiązkowe, a przyjęcie takiego oświadczenia nie zwalnia instytucji obowiązanych z obowiązku identyfikacji i weryfikacji statusu PEP klienta.

Oznacza to, że instytucje obowiązane nie mogą poprzestać na przyjęciu samego oświadczenia o statusie PEP, lecz muszą uwzględnić w swojej wewnętrznej procedurze AML działania mające na celu identyfikację i weryfikację statusu PEP klienta, gdyż odpowiedzialność za nieprawidłowe ustalenie statusu PEP ponosi zawsze instytucja obowiązana.

Wewnętrzne procedury AML

W wewnętrznych procedurach AML, odnoszących się do omawianego zagadnienia, instytucje obowiązane powinny uwzględniać treść Rozporządzenia Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z 27 lipca 2021 r. w sprawie wykazu krajowych stanowisk i funkcji publicznych będących eksponowanymi stanowiskami politycznymi.

Formy oświadczeń o statusie PEP

Natomiast odnosząc się do formy oświadczeń o statusie PEP, GIIF potwierdził, że oświadczenia te mogą być złożone nie tylko w formie pisemnej, lecz również w formie dokumentowej.

Istotnym jest, by forma dokumentowa spełniała przesłanki określone w art. 77² i art. 77³ Kodeksu cywilnego, czyli by oświadczenie zostało sporządzone na nośniku umożliwiającym zapoznanie się z jego treścią, a także by możliwa była identyfikacja składającej je osoby. W praktyce oznacza to, że oświadczenia o statusie PEP mogą być składane poprzez SMS lub e-mail.

Wzmożone środki bezpieczeństwa finansowego

Warto pamiętać, że klient lub jego beneficjent rzeczywisty instytucji obowiązanej, posiadający status PEP, stanowi przesłankę do stosowania względem niego wzmożonych środków bezpieczeństwa finansowego, a także podejmowania działań określonych w art. 46 ust. 2 Ustawy AML:

• uzyskania akceptacji kadry kierowniczej wyższego szczebla na nawiązanie lub kontynuację stosunków gospodarczych z PEP;
• stosowania odpowiednich środków w celu ustalenia źródła majątku klienta i źródła pochodzenia wartości majątkowych pozostających w dyspozycji klienta w ramach stosunków gospodarczych lub transakcji;
• intensyfikacji stosowania środka bezpieczeństwa finansowego polegającego na bieżącym monitorowaniu stosunków gospodarczych klienta.

Ponadto, do ustalania przez instytucję obowiązaną statusu PEP klienta lub jego beneficjenta rzeczywistego w przypadku przeprowadzania przez instytucję obowiązaną transakcji okazjonalnej zastosowanie powinny mieć przesłanki określone w art. 35 ust. 1 Ustawy AML.

Zmiana statusu PEP

GIIF zwraca także uwagę, że w przypadku zmiany statusu PEP instytucja obowiązana powinna stosować wobec tego klienta wzmożone środki bezpieczeństwa aż do momentu ustalenia, że nie wiąże się z tym klientem podwyższone ryzyko. Okres ten powinien jednak trwać przynajmniej 12 miesięcy.

Co to oznacza w praktyce- kto i na co powinien zwrócić uwagę?

Omawiany komunikat GIIF potwierdza, że etap identyfikacji oraz weryfikacji klienta przez instytucję obowiązaną pod kątem PEP nie może zakończyć się na przyjęciu oświadczenia PEP od klienta. Instytucja zobowiązana powinna uwzględnić w swojej procedurze AML zasady weryfikacji takiego oświadczenia w oparciu o źródła zewnętrzne.

Warto pamiętać, że prawidłowe ustalenie statusu PEP klienta umożliwia zastosowanie wobec niego odpowiednich środków bezpieczeństwa określonych w procedurze AML instytucji obowiązanej. W konsekwencji należy stwierdzić, że prawidłowe ustalenie statusu PEP klienta jest niezbędne do dopełnienia obowiązków nałożonych przez ustawę AML na instytucję obowiązaną. Niedopełnienie obowiązków przez instytucję obowiązaną wiąże się z nałożeniem na nią kar administracyjnych, w tym m. in. kary pieniężnej, a nawet cofnięciem koncesji lub zezwolenia albo wykreśleniem z rejestru działalności regulowanej.

Autorka: Aleksandra Skrzypczyńska, aplikantka adwokacka