12 lipca 2019 roku weszła w życie ustawa o dokumentach publicznych, która  przewiduje odpowiedzialność za wykonywanie, zbywanie, przechowywanie, oferowanie repliki dokumentu publicznego. Według przepisów ustawy replikę dokumentu tożsamości stanowi jego kopia wielkości od 75% do 120% oryginału.

Wbrew, obiegowej opinii,  ustawa nie wpływa na dotychczasowe obowiązki instytucji finansowych, ani nie nakazuje im zmieniać dotychczasowych praktyk związanych z identyfikacją tożsamości kontrahenta.

Instytucje finansowe mogą nadal pozyskiwać i wykonywać kopie dowodów tożsamości klientów w celu stosowania środków bezpieczeństwa finansowego i identyfikacji drugiej strony czynności prawnej. Czynności te są podejmowane w celu zawodowym określonym na podstawie przepisów szczególnych.

Instytucje finansowe mają prawo (i obowiązek) kopiowania dowodów osobistych swoich klientów w celu sprawdzenia ich tożsamości i weryfikacji zdolności kredytowej, jak również na potrzeby stosowania środków bezpieczeństwa finansowego, wynikających z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu  z dnia 1 marca 2018 roku.

Art. 34 ust 4. Ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu przewiduje, że instytucje obowiązane na potrzeby stosowania środków bezpieczeństwa finansowegomogą przetwarzać informacje zawarte w dokumentach tożsamości klienta i osoby upoważnionej do działania w jego imieniu oraz sporządzać ich kopie.

Zgodnie z art. 49 ust. 1 Ustawy z dnia 1 marca 2018 roku o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu instytucje finansowe są zobowiązane do przechowywania kopii dokumentów i dowodów uzyskanych w wyniku stosowania środków bezpieczeństwa finansowego.

Również instytucje nadzoru nad rynkiem finansowym wprost dopuszczają możliwość korzystania z dowodu osobistego czy prawa jazdy poprzez jego kopię/skan w celu zweryfikowania tożsamości klienta i uniknięcia wyłudzenia środków.

Komisja Nadzoru Finansowego, potwierdza, że weryfikacja tożsamości osoby fizycznej powinna opierać się na dokumencie stwierdzającym tożsamość w rozumieniu powszechnie obowiązujących przepisów prawa (dowód osobisty, paszport, karta pobytu). Jako przykład kolejnego materiału weryfikacyjnego można wskazać dokument ze zdjęciem, np. prawo jazdy.

Takie stanowisko zostało zaprezentowane również w wytycznych Generalnego Inspektora Informacji Finansowej w sprawie identyfikacji klienta instytucji obowiązanej i weryfikacji jego tożsamości w sytuacji braku jego fizycznej obecności– „do weryfikacji tożsamości klienta instytucja obowiązana powinna posłużyć się co najmniej dwoma różnymi dokumentami, danymi i informacjami (zwanymi dalej łącznie materiałami weryfikacyjnymi) pochodzącymi z wiarygodnych i niezależnych źródeł. Przy czym, w przypadku weryfikacji tożsamości klienta – osoby fizycznej przynajmniej jeden z tych dwóch materiałów weryfikacyjnych powinien być dokumentem stwierdzającym tożsamości w rozumieniu powszechnie obowiązujących przepisów prawa. Przykładowo można posłużyć się dowodem osobistym i prawem jazdy”.

Zwracam uwagę, że za replikę dokumentu publicznego uznaje się „odwzorowanie lub kopię, które mają cechy dokumentu oryginalnego, o wielkości od 75% do 120% oryginału.

Komentarz Kancelarii: 

Przestawione stanowisko Prezesa UODO nie wpływa na obowiązki instytucji finansowych, związane z realizacją obowiązków, wynikających z Ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Instytucje te powinny identyfikować i weryfikować tożsamość klienta. Mogą posługiwać się przy tym dowodem tożsamości klienta i wykonywać jego kopie.